Cómo añadir una marca de tiempo a las casillas de verificación en Excel

Aprende a crear una tabla con marcas de tiempo inteligentes en Microsoft Excel y optimiza la manera en que trabajas con datos temporales en tus hojas de cálculo. Aquí te contamos cómo hacerlo paso a paso.

Cómo generar marcas de tiempo automáticas al seleccionar casillas de verificación en Excel

Para usar esta funcionalidad, primero es necesario crear una tabla clásica en Excel que puedes personalizar según tus preferencias.

Luego, hay que ajustar las celdas que tendrán datos temporales y añadir las casillas de verificación (checkboxes).

Por último, habrá que activar los cálculos circulares o iterativos e implementar las fórmulas necesarias para generar las marcas de tiempo inteligentes.

Enseguida, vemos en detalle los pasos para cada uno de estos puntos.

Cómo crear tu tabla en Excel

La tabla que usaremos de ejemplo es para registrar el tiempo de inicio y finalización de tareas, pero puedes usar esta herramienta para registrar otro tipo de eventos, como la gestión de inventario, las asistencias a una clase o el rastreo de documentos.

• Para empezar, arma la base de tu tabla en Excel.

• Asigna un formato de tabla para que los datos sean más fáciles de visualizar, seleccionando todas las celdas que la conforman y haciendo clic en “Dar formato como tabla” en la barra de herramientas principal. Aquí, elige el estilo de tabla que desees.

• Marca la casilla “La tabla tiene encabezados” (si las columnas ya los tienen) y haz clic en “Aceptar”.

• Ya tienes tu tabla lista para empezar a configurar la generación de marcas de tiempo en casillas de verificación.

Cómo configurar celdas con datos de tiempo

Una vez preparada la tabla base, el siguiente paso es asignar el formato de “Hora” a las celdas que tendrán marcas de tiempo:

• Selecciona todas las celdas de las columnas que tendrán datos temporales, cliqueando sobre ellas mientras mantienes pulsada la tecla Ctrl. 

• Si son demasiadas celdas, selecciona la primera celda de una columna y presiona Ctrl + Shift + Abajo, luego mantén presionado Ctrl y cliquea sobre la primera celda de la siguiente columna, y vuelve a pulsar Ctrl + Shift + Abajo. Repite el proceso con todas las columnas de hora hasta marcar cada una de las celdas.

• Con las celdas seleccionadas, haz clic en el menú desplegable de formato de la parte superior, que por defecto dice General, y selecciona “Hora”.

• El formato de Hora por defecto es HH:MM:SS. Para personalizarlo, selecciona las celdas y haz clic en “Más formatos de número”.

Cómo añadir casillas de verificación en la hoja de cálculo

Ahora, es momento de crear las casillas de verificación (checkboxes) que servirán de disparadores para las marcas de tiempo. Aquí vemos los pasos:

• Selecciona la primera celda de una columna que contenga casillas de verificación y haz clic en el botón “Casilla”, dentro de la pestaña “Insertar”.

• Selecciona la celda y haz doble clic en el cuadro verde de la esquina inferior derecha para aplicar la casilla al resto de la columna.

• Repite el proceso con todas las columnas que necesites.

Cómo habilitar los cálculos iterativos en las opciones de Excel

Antes de añadir las fórmulas necesarias para automatizar las marcas de tiempo, es necesario activar los cálculos iterativos desde las opciones de Excel. 

Esta característica permite las referencias circulares en la hoja de cálculo, de manera que las marcas de tiempo no se actualicen constantemente, sino que queden fijadas al marcar una casilla y la hora no se vuelva a cambiar.

• Haz clic en “Archivo”, en la esquina superior izquierda, y luego selecciona “Opciones”, abajo de todo en el menú lateral.

• Dirígete a la pestaña “Fórmulas” y haz clic en “Habilitar cálculo iterativo”.

• Haz clic en “Aceptar”.

Cómo crear las fórmulas para generar marcas de tiempo automáticamente

Por último, debes crear la fórmula que genera una marca de tiempo automáticamente al marcar una casilla. 

• Selecciona la primera celda de la columna que tendrá la marca de tiempo e ingresa esta fórmula, reemplazando “Iniciada” y “Hora de inicio” por los nombres correspondientes de las columnas de tu tabla:

Esta fórmula primero verifica si la columna “Iniciada” está marcada. Si no lo está, la celda adjunta queda vacía, y, si lo está, inserta la hora actual (AHORA). Además, cuando ya tiene un valor, lo conserva para que no se actualice constantemente.

• Tras escribir la fórmula y pulsar Enter, se aplicará a todas las celdas de esa columna.

• Repite el proceso con todas las columnas que requieran marcas de tiempo, cambiando el encabezado de las mismas. En nuestro ejemplo, usaremos la siguiente fórmula en la celda F2 para colocar la hora automáticamente al finalizar una tarea:

• Para terminar, vamos a incorporar la fórmula para calcular el tiempo de la tarea una vez generadas las marcas de tiempo, en la columna “Tiempo total”. Como hicimos anteriormente, reemplaza los nombres de las columnas por los encabezados de tu tabla, y pulsa Enter para aplicar la fórmula a toda la columna:

Esta fórmula primero verifica si las celdas no tienen datos (porque no se han marcado las casillas aún), y en ese caso mantiene la celda vacía. De lo contrario, calcula la diferencia de tiempo restando la hora de inicio a la hora de finalización.

Así es el resultado final, con la fórmula de la última columna incorporada:

Una vez configurada tu hoja de cálculo, asegúrate de probarla para verificar que todas las fórmulas funcionen correctamente. 

Si tienes algún error, comprueba que no haya inconsistencias en el formato (por ejemplo, que una celda tenga formato de Hora y otra de Número) y que has colocado bien los nombres de los encabezados en las fórmulas.

Conclusiones personales

Si necesitas llevar cualquier tipo de registro temporal para gestionar un negocio, tu equipo de trabajo o un proyecto específico, las marcas de tiempo automáticas ancladas a casillas de verificación son una herramienta especialmente práctica en Excel.

Como vimos, configurar este tipo de celdas automatizadas es relativamente sencillo si sigues los pasos en detalle. Una vez que tienes una plantilla armada, luego puedes crear distintas versiones que se ajusten a otros proyectos o casos de uso distintos. 

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