El servicio de almacenamiento en la nube Google Drive es uno de los más utilizados en todo el planeta, en parte gracias a la perfecta sincronización y compatibilidad que presenta con los demás servicio de Google como Gmail o Google Docs. Además las características y funciones que presenta Drive no tiene nada que envidiar a otros servicios de almacenamiento en la nube como OneDrive o Dropbox. Un ejemplo de estas características es la posibilidad de compartir archivos a través de un enlace (URL). Estos archivos pueden compartirse de manera directa, enviando la dirección URL del archivo almacenado en tu cuenta de Google Drive bien a través de mensaje directo o incluso mediante correo electrónico.
Sin embargo, cuando compartimos archivos a través de Google Drive, deberemos tener varios aspectos en cuenta, como por ejemplo la integridad del archivo que estamos compartiendo. Debes saber que Google permite compartir archivos almacenados en su servicio Drive, con diferentes configuraciones. De manera predeterminada, cuando compartes un archivo de Google Drive mediante un enlace, el receptor será capaz de editar, comentar, descargar, imprimir e incluso volver a compartir de nuevo el archivo de Google Drive recibido.
Esto puede ser un problema para aquellos usuarios que estén compartiendo archivos sensibles o importantes, ya que si el propietario del archivo no desea que este archivo sea modificado o simplemente copiado, descargado o compartido de nuevo, no debería compartir los archivos a través de Google Drive. Sin embargo tal y como hemos mencionado, Google ofrece a los usuarios una opción que evitará que los usuarios que reciban el enlace a un archivo de Google Drive solo puedan visualizarlo y por lo tanto NO PODRÁN: Cambiar el acceso, añadir nuevos usuarios, descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que añaden comentarios.
Si quieres saber cómo mantener la integridad de los archivos enviados a través de Google Drive así como evitar el duplicado del mismo e incluso su descarta, solo tendrás que seguir los pasos que te mostramos a continuación:
- Lo primero de todo será dirigirte a tu cuenta de Google Drive para lo cual deberás hacer uso de tus credenciales de Google. Una vez dentro de tu cuenta de Google Drive, deberás localizar el archivo que deseas compartir.
- Una vez localizado, haz clic con el botón derecho del ratón para que se muestre un menú con varias opciones de las cuales deberemos seleccionar la opción: Compartir.
- Esto provocará que se muestre una ventana emergente con la posibilidad de combatir el archivo de varias dos maneras: Introduciendo el correo electrónico del usuario con el que queremos compartirlo o bien mediante el copiado de un enlace que de acceso al archivo seleccionado.
- En esta ventana deberemos hacer clic en la opción Avanzada que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana mostrada. Esto provocará que se muestren otras opciones más especificas acerca de las condiciones en las que se compartirá el archivo.
- En este caso las opciones que nos interesan, serán las casillas de las opciones: 1) Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios o 2) No permitir descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que añaden comentarios.
- Marca las casillas de estas dos opciones y pulsa sobre el botón azul Guardar Cambios para que estas configuraciones se apliquen. A continuación ya solo te quedará copiar el enlace de la parte superior de la ventana y enviárselo al usuario con que deseas compartir el archivo.
- El usuario al que le envíes el archivo de Google Drive, solo podrá visualizarlo a través del navegador Web, pero en ningún caso podrá descargarlo, copiarlo, comentarlo o incluso imprimirlo. La privacidad y/o integridad de tu archivo estará a salvo.
