Como enviar mensajes de correo electrónico cifrados con Outlook

Entre los usos de los correos electrónicos encontramos el intercambio de información, incluyendo datos importantes y confidenciales. Por lo general, las diferentes medidas de seguridad que ofrecen los diferentes proveedores de correos electrónico hará que el envío de información por correo sea seguro sin embargo en el caso de que alguien se haga las credenciales de tu cuenta de correo, podrá acceder a los contenidos de dichos correos electrónicos.

Es aquí donde entra en acción la función de cifrado de Microsoft Outlook la cual evita la información enviada mediante tu cuenta de correo electrónico sean totalmente privados. La función no solo cifra el texto del mensaje, sino que también se aplicará a los archivos adjuntos en el mensaje.

¿Cuáles son los beneficios de enviar mensajes de correos electrónicos cifrados en Outlook?

El cifrado que Microsoft Outlook es la herramienta perfecta para la protección de tus mensajes de correos y hacerlos más privados aún. Utiliza tecnología de cifrado para proteger tus correos electrónicos. Esto hace que el contenido de los correos cifrados solo sea legible para aquellos con la clave de descifrado correcta. Esto es especialmente importante en el caso de enviar información y datos confidenciales o personales propios o de terceros.

El aumento de las amenazas y ataques de hacker que buscan hacerse con los datos personales de terceros, hace que el cifrado del correo electrónico sea una función vital. Pero esto no esto ya que la función, además de permitirte proteger tus datos de terceros, sino que también te ayuda a cumplir los estándares de las leyes de protección de datos.

Cómo cifrar un correo electrónico con Outlook desde un PC

1. Abre el programa/app Outlook en tu ordenador.

2. Crea un correo electrónico tal y como lo haces habitualmente.

3. Después de redactar el correo electrónico, sitúate en la pestaña: Opciones

4. En el carrusel de herramientas, tendrás que hacer clic en la opción: Cifrar

Nota: En función de la versión de Outlook que este usando, puede que la herramienta posea el nombre Cifrar o Seguro. No obstante, los pasos a seguir son idénticos.

5. Tras hacer clic en dicha opción, tu correo electrónico quedará cifrado.

6. Ahora, cuando el mensaje sea enviado, el remitente recibirá el mensaje con el icono de un candado que indica que está cifrado.

Nota: Recuerda que para que el remitente pueda leer el mensaje, este destinatario debe tener o contar con el mismo certificado con el que cifraste tu mensaje.

Cómo cifrar un mensaje de correo desde la versión web de Outlook

El cifrado de correos electrónicos desde la versión Web Outlook (desde el navegador) se lleva a cabo de una forma prácticamente idéntica a como se realiza desde la aplicación de escritorio. No obstante, existen ciertas diferencias que te mostramos a continuación:

1. Accede a Outlook.com e inicia sesión con tus credenciales.

2. Procede a la creación de un nuevo mensaje de correo.

3. Redacta el mensajes y en el mismo Editor de correo deberás hacer clic en el icono de tres puntos suspensivos.

4. Se desplegará un menú en el que tienes que seleccionar: Más opciones

5. Esto hará que se muestre una pequeña ventana en la que debes marcar casilla del tipo de cifrado que deseas aplicar a tu mensaje.

6. Por último haz clic en el botón: Aceptar

7. Listo, tu correo ahora estará cifrado y solo quedará enviar el mensaje.

Nota: Al igual que en el método anterior, debes tener en cuenta que para que el remitente pueda leer el mensaje, este destinatario debe tener o contar con el mismo certificado con el que cifraste tu mensaje.

¿Puedo enviar mensajes cifrados desde la app Outlook para Android o iPhone (iOS)?

Lamentablemente la app oficial de Outlook tanto para iPhone (iOS) como para Android aún no permite cifrar mensaje, Esto no significa que en un futuro Microsoft introduzca la función de cifrar todos los mensajes desde la app móvil de Outlook.

Cómo leer mensajes Cifrados de Outlook

Cuando recibas un mensaje cifrado, verás en dicho mensaje un icono en forma de candado e incluso la etiqueta de cifrado. Se te ofrecerá un botón u opción de leerlo ya que a primera vista el mensaje NO se mostrará.

Tras pulsar dicha opción, deberás proporcionar un un certificado o identificación que coincida con el certificado o identificación de cifrado usado por el emisor de mensaje. 

Una vez proporcionado el certificado, el contenido del mensaje se mostrará completamente además de sus archivos adjuntos.

Cabe destacar que en función del tu proveedor de correo electrónico, los pasos a seguir pueden variar ya que algunos proveedores te permitirán agregar un certificado de cifrado desde el mismo visor de correos y otros te permiten añadir la clave privada o certificado desde la configuración de seguridad.

Tipos de cifrado en correos de Outlook

Microsoft Outlook ofrece dos opciones de cifrado principales para proteger las comunicaciones por correo electrónico:

- Cifrado de mensajes de Office 365 (OME) y Extensiones seguras/multipropósito de correo de Internet (S/MIME). OME permite enviar correos electrónicos cifrados a cualquier dirección de correo electrónico, independientemente de la plataforma de correo electrónico del destinatario y está bien integrado con la suite ofimática Office 365.

- Cifrado S/MIME proporciona un mayor nivel de seguridad al cifrar los correos electrónicos y firmarlos digitalmente para garantizar su autenticidad. Sin embargo, requiere que tanto el remitente como el destinatario posean el mismo certificado S/MIME. Este tipo de cifrado puede suponer una limitación si alguna de las partes no dispone de dicho certificado. Por tanto, podemos afirmar que el cifrado S/MIME es más seguro, pero a la vez menos flexible que el certificado OME.

Antes de cifrar un correo, debes tener en cuenta las características de uno y otro cifrado ya que la protección y configuración son diferentes. 

Problemas que pueden surgir con el cifrado de correo electrónico de Outlook

Cuando hacemos uso del cifrado de mensajes de Outlook, pueden presentarse algunos errores o problemas técnicos relacionados con los certificados de cifrado. El certificado o identificación digital, es la pieza angular sobre la que gira el proceso de cifrado. Esto hace que, en la mayoría de los casos, este sea la fuente de los problemas que desembocar en errores de certificado o la falta de opciones de cifrado. A continuación, te mostramos detalladamente cómo poder solucionar estos problemas comunes:

Errores con el certificado

Uno de los errores más comunes es el que muestra problemas con la validez o fiabilidad del certificado. Primeramente, deberás verificar si la identificación digital está instalada correctamente en Outlook. Para solucionar este inconveniente, deberás verificar que en la configuración de tu correo electrónico se incorpore dicho certificado. Debes tener en cuenta que la mayoría de los certificados para el cifrado de mensajes de correo incorpora una fecha de "caducidad". Esto significa que si compruebas que tu cuenta de correo incorpora el certificado, también deberás comprobar que la fecha de "caducidad" aún se ha alcanzado. En el caso de que tu certificado haya caducado, deberás obtener uno nuevo y añadirlo a tu cuenta para poder visualizar el mensaje cifrado.

Este tipo de problema suele mostrar el mensaje de error: 

"No puede firmar ni cifrar este mensaje hasta que no instale la extensión de S/MIME. Póngase en contacto con su administrador de TI para instalar la extensión."

Falta de Cifrado

En el caso de que tu cuenta de Outlook no muestre la opción de cifrado, esto puede deberse a que el certificado no ha sido instalado o a que está desactualizado. En estos casos, lo primero que debemos hacer es comprobar que la versión de nuestro Outlook es compatible con el cifrado y el uso de certificados. Si es compatible, también deberás comprobar que el certificado a sido guardado en la configuración y si dicho certificado aún no ha caducado. Si todo está correcto, también te recomendamos que desinstales e instales de nuevo el programa o aplicación de Outlook, puede que esta simple acción solucione el error.

Nota Importante: Cabe destacar que el cifrado de correos electrónicos no está disponible en la versión gratuita de Outlook. Por lo que solo podrás utilizar el cifrado si cuentas con el cliente de pago de Outlook.

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