Como mejorar la productividad en el trabajo con ordenadores.

Autor
Juan M. Espinal
Fecha de publicación
07.08.2013
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Inmersos en plena época estival, para muchos las vacaciones están terminando y para otros acaban de empezar. Sea cual sea tu caso, tarde o temprano, nos tocará volver al trabajo, con la rutina que conlleva. De hecho suele costar bastante, volver a los mimos niveles de productividad anteriores a irnos de vacaciones. Esto puede ser en gran parte debido al famoso sindrome postvacacional.

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Para conseguir que mejores en tu rendimiento en el trabajo o simplemente para volver a tu nivel de productividad anterior a tus vacaciones, Downloadsource.es te ofrece una serie de pautas, consejos y recomendaciones de programas con los que conseguirás mejorar bastante tu rendimiento en el trabajo.

Lo primero que deberemos explicar, es que es la productividad. Pues bien, la productividad puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema o la persona. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

Para mejorar esta productividad, existen varias técnicas, con fases definidas, que nos ayudaran a rendir más durante el tiempo en el que estemos concentrado en nuestro trabajo. Este es el caso de la famosa técnica de Pomodoro.

Mejora tu productividad con la técnica Pomodoro.

La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo de trabajo. La técnica usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados 'pomodoros'- separados por pausas. Relacionado con conceptos como timeboxing y desarrollo iterativo e incremental, usados en el desarrollo de software, el método ha sido adoptado en contextos de desarrollo ágil y Programación en pareja (pair programming) además de otros contextos de trabajo.

El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental, y trata de ofrecer una respuesta eficaz frente al tiempo, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar el "devenir" del tiempo. En resumen el método consiste en intervalos de tiempo que se dividen en 4 rondas de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso entre cada ronda. Tras superar las 4 series, toca un descanso más extenso de 15 a 20 minutos.

 

Hábitos y practicas diarias para mejorar tu productividad.

A parte de esta técnica, debemos poner en práctica, una serie de hábitos, que complementarán la técnica Pomodoro y que nos ayudara a fijar nuestro foco en el trabajo a realizar.

1. Aprende a tomar descansos. Para ser más productivo debes de estar lo suficientemente descansado. Escucha a tu cuerpo  y decide cuándo es el mejor momento para parar. Ya volverás al trabajo más tarde.

2. Utiliza un cronómetro para cada una de tus tareas. Es la mejor manera de controlar el tiempo y focalizar tu atención.

3. Elimina todas las distracciones. Eso incluye estar lejos del móvil, entre otras muchas cosas.

4. Escucha música. Dependiendo de la tarea que estés realizando, tener algo de música relajante de fondo puede ser buena para la concentración.

5. Diviertete con lo que haces. No hay nada más productivo que disfrutar con aquello que haces. Aunque esto no siempre es posible.

6. Haz lo que menos te apetece al principio del día. Si te enfrentas a tu sapo pronto, tu mente se quitará un peso de encima y podrá focalizar su energía en el resto de tareas.

7. Utiliza herramientas que eliminan distracciones.

8. Empieza. Muchas veces la parte más difícil de una tarea es el comienzo. Una vez que nos hemos puesto manos a la obra el trabajo fluye por sí solo.

9. Descubre cuál es el momento de tu día más productivo. Haz distintas pruebas mediante ensayo/error. Algunas personas encuentran su pico de productividad por las mañanas mientras que otras lo hacen por la noche.

10. Apunta tus ideas. La inspiración puede llegarte en cualquier momento. Acostúmbrate a llevar una pequeña libreta contigo (o aplicación de Pc o móvil) para apuntar aquellas cosas que se te van ocurriendo durante el día y que puedan ayudarte más tarde en tu trabajo.

11. Lleva un registro de tu progreso. En forma de blog o una simple agenda. Comprobar de primera mano cómo ha sido tu evolución es la mejor manera de continuar motivado y seguir con tu ritmo productivo.

12. Planifica todas tus comidas con una semana de antelación. Esto le ayudará a tu bolsillo, a tu salud y a tu tiempo.

13. Visualiza tu día la noche de antes. Repasa mentalmente todas tus tareas la noche de antes . Es la mejor manera de que se cumplan todos tus planes.

14. Hazte la siguiente pregunta: ¿estoy haciendo ahora mismo el mejor uso de mi tiempo? No se trata de que te cuestiones tu tiempo a cada minuto, pero deja que esta pregunta comience a aparecer por tu mente con más frecuencia que antes.

15. Duerme lo suficiente. Las horas de sueño son esenciales para mantener tus niveles de productividad constantes durante el día. Si duermes menos de lo que necesitas, tu productividad caerá en picado.

16. Haz deporte. Aparte de los obvios beneficios para la salud, hacer deporte te recarga las pilas para volver a tu ritmo productivo más tarde.

17. Sé ordenado. Tu escritorio de trabajo debe estar ordenado. Tardarás menos tiempo en encontrar aquello que necesitas.

18. Escucha audio libros. Existe una cantidad inmensa de información sobre distintos temas en forma de audio libros o podcasts. Puedes ahorrar tiempo de aprendizaje si te acostumbras a escucharlos mientras conduces o limpias la casa. Es una forma hacer varias cosas a la vez que te permite hacer un uso eficiente de tu tiempo.

19. Céntrate en aquello que te genera mayores resultados. Según el Principio de Pareto, el 20% de tus acciones generan el 80% de tus resultados. Encuentra esos aspectos de tu vida donde se cumple el Principio de Pareto y céntrate en ellos.

20. Cuéntale a otras personas cuáles son tus objetivos. Cuando haces testigo a otras personas de tu progreso, te esforzarás el doble en intentar conseguir aquello que persigues.

 21. Aprende a decir que no. Muchas veces por miedo al rechazo nos metemos en compromisos que realmente no queremos hacer. Estos compromisos nos quitan un tiempo muy valioso que podríamos dedicar a conseguir nuestros objetivos. Aprende a distinguir los favores de los compromisos indeseados.

22. Ponte a dieta informativa. Del mismo modo que si nos pegamos un atracón de comida engordamos, cuando nos damos un atracón de información nuestra mente se satura y nos impide ser productivos. Aprende a eliminar aquellas fuentes de información y distracción que realmente no te aportan nada. Una buen comienzo es dejar de ser fan de multitud de páginas de Facebook que nos llenan el muro de publicidad.

23. Aprende de alguien. Cualquiera que sea tu ámbito de trabajo o estudio, seguro que puedes encontrar a alguien de quien aprender. De esta manera ganarás tiempo y cometerás menos errores.

24. Apunta tus tareas principales en un calendario. Existen distintas herramientas que te permiten generar calendarios de acuerdo a tus necesidades. De todas maneras una simple hoja de papel en algún lugar bien visible puede ser suficiente.

25. Márcate objetivos atractivos. Si no tienes en mente algo que realmente te atrae, será difícil mantener la productividad necesaria para conseguirlo.

26. No hagas varias cosas a la vez. Sobre todo cuando se trata de tareas que requieren toda tu atención. Si estás en mitad de un trabajo que requiere toda tu concentración y te detienes para contestar un e-mail, tardarás algo de tiempo en volver al punto de concentración inicial. En la medida de lo posible desconecta el correo mientras trabajas. Aprende a utilizar el sistema multitarea para diferenciar unas tareas de otras.

27. Date una recompensa cada vez que termines un trabajo. Tu productividad se mantiene constante cuando sabes que hay un premio a la vuelta de la esquina.

28. Haz grupos de tareas similares. Y trata de completarlas en periodos de tiempo concretos. Por ejemplo, las tareas del hogar (limpieza y compra) puedes realizarlas el mismo día. Otras tareas relacionadas con el trabajo como devolver llamadas telefónicas o contestar e-mails también pueden realizarse juntas durante la misma mañana.

29. Prueba el sueño polifásico. Siempre y cuando tus horarios y obligaciones te lo permitan. Las personas que logran realizas los  ciclos alternativos de sueño  consiguen dormir menos horas al día y aún así mantienen constantes sus niveles de atención y productividad.

30. Aumenta tu velocidad de escritura a máquina. Es una manera obvia de hacer lo mismo en menos tiempo.

31. Aumenta tu velocidad de lectura. Existen multitud de cursos para aprender a leer más deprisa sin perder nada de información.

32. Aprende a priorizar. La tarea más urgente e importante siempre debe realizarse en primer lugar.

33. Nunca dejes de aprender.  Para aumentar la productividad dentro de cualquier campo es necesaria una actualización constante de cualquier novedad que aparezca. Puedes actualizarte a través de suscripciones a revistas, leyendo blogs o siguiendo en la redes sociales a las personas más influyentes dentro del sector de tu interés.

 

Aplicaciones y programas para mejorar tu productividad.

Tras  esta lista de hábitos recomendados, te mostraremos, algunos programas que te ayudarán a mejorar la productividad, manteniendo tu escritorio más ordenador, eliminando distracciones, organizando tu trabajo con calendarios, etc.

FreeMind

FreeMind es un programa de mapa mental, XML / HTML y árboles de directorios, una técnica que permite organizar las informaciones, incluso complejas, y encontrarlas más fácilmente. El mapa mental permite apuntar los pequeños detalles y tener una mejor visión de conjunto. Puede ayudarle a anotar una gran cantidad de información y de organizarla con el fin de no olvidar nada o comprenderla mejor.

FreeMind es gratuito, de código abierto y funciona en Linux, MacOSX y Windows (NT, 98, 2000, Me, 2003, XP, Vista y 7, 8 o 10).

 

ThinkingRock

ThinkingRock es una clase de To-do list (lista de cosas por hacer) evolucionada, le permite anotar rápidamente las cosas que hay que hacer, organizarlas y tratarlas según el contexto. Es una aplicación del método de trabajo "organízate con eficacia" (GTD, Getting Things Done). Este programa le ayuda a no olvidarse de nada, y a realizar las tareas que hay que cumplir en orden.

ThinkingRock es gratuito y funciona en Windows, Linux y MacOS X.

 

Launchy

Launchy permite no tener que utilizar el menú Inicio para iniciar un programa. Esto evita tener que perder del tiempo en buscar el programa deseado en el menú Inicio (que tiende a volverse cada vez más largo). Permite ahorrarse bastante tiempo.

Con Launchy, basta presionar algunas teclas (atajo de teclado) para abrir un programa como por ejemplo:

  • VL para VLC.
  • EXC para Excel.
  • WO para Word.
  • etc.

Launchy es gratuito y funciona en Windows XP, Windows vista y Windows 7.

 

Total Commander

Total Commander es un substituto muy eficaz del explorador de Windows. Su doble panel permite trabajar con 2 ventanas al mismo tiempo. Posee teclas de modo abreviado que permiten seleccionar fácilmente grupos de archivos, acceder directamente a ciertos archivos sin necesidad del mouse.

Una vez que uno se acostumbra a usar las teclas de método abreviado, se trabaja mucho más rápido que con el explorador de Windows. Total Commander es un programa de pago, pero puede usar la versión demo (es completa y se puede usar un número ilimitado de veces).

También posee otras numerosas funciones:

  • Una potente herramienta de comparación y sincronización de carpetas y archivos.
  • Un cliente FTP integrado.
  • Recorte y compresión de archivos integrados.
  • Menú usuario, etc.

 

Virtual Dimension

Virtual Dimension le permite tener oficinas virtuales. Es decir de tener varias oficinas de trabajo, con cada uno sus ventanas y fondo de pantalla. Se puede pasar muy fácilmente de una a la otra (con el ratón o el teclado).

Es especialmente útil cuando se trabaja con numerosas ventanas, o cuando se trabaja en varias cosas al mismo tiempo (se puede cambiar de contexto fácilmente). Permite concentrarse en la tarea actual sin ahogarse en las ventanas, y disminuye la congestión en la barra de tareas.

Virtual Dimensión es gratuita, de código abierto y funciona en Windows 95/98/ME/NT/2000/XP.

 

- Fast Note

FastNote permite tener Post-It electrónicos. FastNote le permite guardar inmediatamente un texto, un URL, una nota sin tener que iniciar un programa, crear un nuevo documento y guardarlo.

Simplemente presione la tecla Windows+N y digite (o pegue) directamente el texto. Es muy simple. Las notas automáticamente son guardadas, lo que le asegura no perderlas (aunque se olvide guardarlas).

Las notas pueden ser modificadas (color, fuente...), trasladadas, reducidas o escondidas. También puede poner una alarma en una nota para que se active en una fecha y hora determinada (práctica para recordar algo).  Además FastNote es compatible con los programas de oficinas virtuales tales como Virtual Dimension o VirtuaWin.

 

Focus Booster

Focus Booster, un programa sencillo y visualmente atractivo que utiliza la técnica del Pomodoro, que consiste en separar el tiempo en intervalos de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso para matar la ansiedad y evitar la procrastinación. Se instala el programa (basado en Adobe Air) y luego simplemente se activa. Inmediatamente comenzará el contador hacia atrás indicándonos el tiempo de trabajo ininterrumpido que tenemos que cumplir. Para mayor efecto, se le puede activar el sonido de un reloj corriendo. Contrariamente a lo que parece, no es nada estresante.

 

El calendario de Google.

Es el organizador del gigante de la Internet. Ahora presenta una nueva apariencia —más acorde con el nuevo look Google+— y es muy fácil organizar y programar nuestras actividades. Entre sus características más atractivas están sus notificaciones, que envía avisos al correo electrónico e, incluso, al celular como mensaje de texto. Para esto último, se debe anotar el número (solo poner +51 antes) y esperar un SMS con el código. Esto se hace en Configuraciones->Configuraciones para móviles. También se puede compartir eventos. En suma, es un calendario social. Para usar calendar no se tiene que instalar nada.

 

Stickies

Stickies es “una versión computarizada de los famosos post it’”, como dice su creador. El programa brinda ‘post it’ ilimitados para ‘pegar’ en el escritorio de nuestra PC. Esta utilidad tiene un diseño similar al de los famosos stickers y se puede escribir todo tipo de textos (y hasta imágenes) en ellos y luego borrarlos cuando se crea conveniente o enviarlos por correo. También se puede ponerles estilos al texto y personalizar los colores para separarlos por temas, por ejemplo, además de algunas opciones más.

 

jdarokroom

Jdarokroom es una aplicación convierte el escritorio de tu ordenador en una pantalla negra (como los ordenadores de antes) en la que lo único que puedes hacer es escribir. Nada de Facebook, ni correo ni Internet.

 

MoodTurn

Para mejorar la productividad no siempre se tiene que estar trabajando. Relajarse también es necesario. Y cuando no se puede ir a la playa, se la puede traer con MoodTurn, un sitio web que reproduce diversos sonidos e imágenes relajantes que nos pueden llevar mentalmente por unos momentos a donde realmente nos gustaría estar. El resultado es sorprendente y no se necesita descargar nada.

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