La manera en la que las personas físicas, así como empresas o negocios se comunican, ha cambiado bastante si tenemos en cuenta los últimos años. Tanto es así que con la llegada de las nuevas tecnologías y el acceso a internet prácticamente desde cualquier lugar del planeta, nos encontramos que la tendencia es a realizar menos llamadas de teléfonos y el envío de un mayor número de mensajes o correos electrónicos.
Sin embargo en el caso de los correos electrónicos puede ocurrir un dilema y es el tiempo que se tiene para editarlo y cuando se desea enviar. Estos dos momentos no siempre se dan a la vez; es decir en muchas ocasiones querremos editar un mail pero que no queremos mandar inmediatamente sino que nos interesa mandarlo en otra hora del día o incluso un día diferente.
Muchos clientes de correo electrónico cuentan con un programador de de correos electrónicos como es el caso del cliente Microsoft Outlook, de esta manera podremos mandar nuestro correos el día y la hora exacta en la que queremos que se realice sin tener que recordarlo. Sin embargo no todos los clientes de correo electrónico cuentan con esta característica, como es el caso del popular y utilizado servicio de Gmail.
Gmail el correo electrónico de Google lamentablemente no permite la programación del envío de correos electrónicos de manera nativa. No obstante sí que es posible realizar esta programación a través de algún truco y extensión que te mostramos a continuación.
Mediante el uso de un complemento para el navegador.
Con una simple extensión para nuestro navegador, seremos capaces de programar cualquier correo electrónico de Gmail para que este sea enviado en la fecha y hora que tu desees.
- Para ello lo primero que tendremos que hacer será proceder a la descarda de la extensión la cual está disponible tanto para el navegador Google Chrome como para el navegador Mozilla Firefox los cuales podrás descargar desde los siguientes enlaces:
- Para el navegador Firefox: Boomerang for Gmail
- Para el navegador Chrome: Boomerang for Gmail
- Una vez que el complemento a sido descargado e instalado en nuestro navegador Web, Reinicia tu navegador Web.
- Una vez reiniciado, solo tendrás que dirigirte a tu correo electrónico y podrá apreciar que cuando editamos nuestros correos electrónicos, aparecerá junto al botón enviar, otro botón de color azul que dice: Enviar después.
- Haciendo clic sobre dicho botón podremos, podremos configurar tanto la fecha como la hora en la que queremos que nuestro correo electrónico sea enviado.
- Por último solo tendremos que confirmar la programación, y listo. Tu correo electrónico será enviado el día y a la hora configurada por ti.
Mediante la utilización de una hoja de cálculo de Google (Google Sheets).
Lo que tendríamos que hacer en este caso es realizar una hoja de cálculo, donde tendremos que especificar todos los correos electrónicos que deseas programar su envío, además en dicha hoja de cálculo, también tendremos que especificar la fecha y la hora en la que queremos que este correo electrónico se entregue a los usuarios. Para que los mensajes sean enviados a los remitentes de manera automática, tendremos que hacer uso de un Script de Google para que se encargue de automatizar el proceso.
- Dicho esto lo primero que tendremos que hacer es dirigirnos a nuestra cuenta de Gmail para proceder a la edición del correo electrónico que te gustaría enviar de manera programada. La edición del correo electrónico puede ser completa, es decir realizar el completado de todos los campos e incluso adjuntar archivos si así lo deseas. Una vez editado, deberemos cerrar la ventana de edición para que este se guarde como borrador.
- Lo siguiente que tendrás que hacer será descargarte la hoja de Cálculo de Google (ya configurada) para programar los correos electrónicos. Para descargarla solo tendrás que hacer clic en el siguiente enlace y automáticamente esta se almacenará en tu cuenta de Google Drive: Hoja de Cálculo.
- Una vez que tengas tu hoja de cálculo, tendrás que cambiar la zona horaria de la hoja de cálculo, ya que si te encuentras en otro lugar, puede que haya errores en cuanto a la hora de envío debido a la diferencia horaria. Para ello tendrás que abrir la hoja de cálculo dirigirte a la opción del menú Archivo y desde aquí pulsar en la opción que dice Configuración de la Hoja de cálculo. Es aquí donde podrás elegir tu país así como la zona horaria en la que quieres que tus correos electrónicos sean enviados.
- Renglón seguido, tendremos que autorizar el uso de esta hoja de cálculo con nuestra cuenta de correo electrónico y así conceder los permisos necesarios. Esta secuencia de comandos se ejecuta en su propio Google Drive y ninguno de sus datos es accesible a cualquier otra persona. Para hacer esto, solo tendrá que pulsar en la opción del menú superior llamada: Gmail Scheduler y posteriormente marcar la opción Authorizer.
- Una vez autorizado y aprobados los permisos, tendremos que realizar el mismo proceso anterior pero en este caso deberemos marcar la opción que dice: Fetch Messages de esta manera podremos realizar la importación de todos los borradores de mensajes desde nuestra cuenta de Gmail a la Hoja de Cálculo de Google.
- Una vez que lo borradores se ha copiado, será el turno de programar la fecha y la hora en la que queremos enviar los correos. Para ello tendremos que hacer doble clic con el ratón sobre la celda de la columna fecha y seleccionar cualquier día del calendario que se mostrará. De manera alternativa, también puedes introducir manualmente la fecha y la hora con el siguiente formato: m/dd/aaaa h: mm: ss en formato de 24 horas.
- Por último solo nos quedará ejecutar el programador de correos, pare ello tendremos que realizar la misma operación que la anterior pero en este caso tendremos que hacer clic en la tercera opción que dice: Scheduler Messages. Una vez que se halla ejecutado, ya podremos proceder a cerrar la hoja de cálculo, ya que el todo estará listo para que los correo electrónicos sean enviados de manera automática en la fecha que has especificado.
Nota Importante: Programación de mensajes de Gmail con la hoja de cálculo de Google es fácil, no obstante debes saber que una vez que ya has procedido a la programación del correo electrónico, no deberás cambiar nada en el borrador de los correo electrónicos de tu cuenta de Gmail ya que esto provocará la eliminación del correo electrónico del programador.
Si desea editar el borrador o necesita cambiar el tiempo de entrega una vez que se han programado los mensajes, deberás realizar los cambios siguiendo todos los pasos mostrados anteriormente.
