Evernote es una fantastica herramienta que nos permite la organizar nuestra información personal a través de archivado de notas. Existen diferente versiones de la herramienta Evernote en función del sistema operativo en el que se quiera instalar, además de contar con una versión a la cual se puede acceder desde un simple navegador Web. Evernote está disponible para la mayoria de los sistemas operativos móviles como por ejemplo Android, iOS, Windows Phone, etc. Además todos los dispositivos que tengan instalado o hagan uso de Evernote, sincronizará todas las notas, fotos, documentos, archivos de audio y páginas web siempre que se utilice la misma cuenta.
Además con las últimas herramientas proporcionadas por Evernote la han compartido en una aplicación muy útil también para la gestión de las reuniones.
Como muchos ya sabéis, la organización y gestión de reuniones es una parte tediosa pero importante de hacer las cosas, y sinceramente Evernote puede ser muy útil para hacerlo mucho más fácil, mediante la creación de agendas y actas de reuniones. Las últimas características para añadir tareas a la listas, crear tablas, compartir notas y cuadernos, y adjuntando los documentos, hace de Evernote una herramienta ideal para la gestión de reuniones.
Crear una plantilla
Todos los equipos, comités y organizaciones tienen necesidades y propósitos únicos, pero cuando se trata de crear una agenda de reuniones que hay algunos artículos estándares que probablemente incluirá para cada reunión. Antes de su próxima reunión, cree una plantilla de nota que se utilizará para la agenda y las actas de su reunión.
Si prefiere puede utilizar las herramientas de Evernote como agenda y actas , ya que cambia de tamaño automáticamente a medida que se añade contenido. Las columnas y filas no se pueden añadir ni borrar, pero si usa las herramientas como una plantilla, esto no será un gran problema. Agregando los nombres de los asistentes regulares hace que sea más fácil comprobar los que asistieron a la reunión.
También puede utilizar la fecha y hora de la reunión en la sección de título de la nota para que sea más fácil para usted y otros miembros del equipo para identificar esa información. Otra pieza atractiva para dar formato a la agenda es la opción de Evernote, menú de línea horizontal (Formato> Insertar Línea Horizontal).
Duplique su nota de agenda y pruébelo la próxima vez que usted tenga una reunión real para ver lo que debe ser revisado. Cuando esté satisfecho con los resultados, puede duplicar la plantilla para futuras reuniones, y por supuesto mantener todas sus notas de la reunión en un cuaderno designado. También puede exportar ( Archivo> Exportar Nota) una plantilla de nota en la carpeta de documentos o cuenta de Dropbox, y volver a importar una copia cuando sea necesario.
Enlace a otras notas
En la preparación de la agenda para su reunión, usted puede o no saber que los vínculos y enlaces a las notas externas se pueden añadir a los artículos en su nota reunión. Para agregar un enlace externo, seleccione y haga clic en un elemento en la nota, y elija Link> Add link... e introduzca la dirección URL externa.
Para enlazar a otra nota en su Evernote, haga clic sobre la nota en un fragmento de código, la tarjeta o la vista de lista y seleccione Copiar enlace de nota. Pegue el enlace como lo haría con cualquier enlace externo para vincular a la nota. Esto es muy útil para la adición de los resultados de las reuniones anteriores a su agenda actual, o discutir los elementos del menú para los que dispone de otros materiales en Evernote .
Compartir y colaborar
Si bien hay varias y buenas aplicaciones de agenda y actas aplicaciones disponibles para el IPAD , pero Evernote presenta características para compartir y colaboración. Esto hace que sea fácil de compartir agendas y reuniones en línea o por correo electrónico con su equipo y otros asistentes a la reunión.
Otra ventaja de este tipo de intercambio es que los enlaces a las notas de reuniones siempre incluirán los cambios y actualizaciones en las notas, y que el diseño de las notas de Evernote es profesional en una página web.
Si utiliza una cuenta de Evernote Premium puedes compartir notas con otros usuarios de Evernote, especialmente con fines de colaboración. Las notas compartidas se pueden establecer para sólo lectura o de acceso a la lectura y la modificación. Evernote hace un seguimiento de quien modificó las notas, y si hay conflictos en el sistema, Evernote hace automáticamente una copia de su nota en conflicto por lo que el problema se puede resolver.
Recordatorios
Otra característica útil de Evernote es que la capacidad para establecer recordatorios. Puede atribuir un recordatorio para una agenda de la reunión que le recordará enviar por correo las actas a los asistentes unos días antes de que la reunión se celebre. Recordatorios de Evernote se mostrará en todos los dispositivos en los que tengan instalado Evernote.
Durante la Reunión
Mientras que Evernote es, por supuesto, útil para limitar el tiempo, muchas versiones incluyen una función de presentación para la visualización de su agenda de reuniones y otras notas a través de una pantalla de proyección, así como una herramienta de marcador incorporado para resaltar el contenido.
La herramienta de presentación incluye un elemento de menú para la presentación de una nota en otra pantalla, pero usted tendrá que hacer clic o presionar el botón de presentación en la barra de herramientas cada vez que cambie a una nota diferente, así que asegúrese de usarlo utilizando el modo de presentación antes de su reunión. La función de presentación también podría ser utilizado como una "pizarra" digital para una lluvia de ideas.
La herramienta de grabación de audio también es útil para la grabación de partes de la reunión que desea revisar más tarde. Es posible que necesite un micrófono externo, en lugar del micrófono interno en su Mac o PC, para obtener una grabación de buena calidad de una sala llena de gente.
Evernote en este momento no permite que dos o más personas colaboren en vivo en las notas, pero una reciente actualización de los LiveMinutes de servicios en línea sí permite la colaboración en vivo con notas de Evernote .
Despues de la reunión
Al igual que con las agendas, Evernote hace que se puedan compartir sus actas de su reunión casi inmediatamente después de terminar la reunión. Colaboradores del equipo pueden hacer los ajustes necesarios a las actas, y las actas pueden ser utilizadas para preparar la agenda para la próxima reunión.
La belleza de la utilización de Evernote es que todas sus actas se mantienen en un bloc de notas para un fácil acceso. Después de acumular una gran cantidad de notas de actas, puede seleccionarlas todas y, o bien combinarlas en una nota enorme, o exportarlas a una unidad local (Archivo> Exportar notas) en el que se pueden recuperar si las necesita de nuevo.
Note también cuando se seleccionan varias notas en un cuaderno, una tabla de contenido se puede crear para esa colección. El TOC se crea como nota y es una gran manera de compartir así una lista de actas completos en el tiempo.
Adapta a sus necesidades
El uso de Evernote con eficacia para ayudar a organizar y dirigir sus reuniones requiere que usted esté familiarizado con muchas de las funciones avanzadas del servicio. Si los miembros del equipo también están usando el servicio, puede hacer que organizar, colaborar y compartir materiales de la reunión sea mucho más fácil, y esto significa que el uso de algunas aplicaciones menos para hacer las mismas cosas.
