Consejos para organizar y limpiar la bandeja de entrada de tu correo electrónico
La cantidad de correo que podemos recibir en nuestro correo electrónico, va en proporción al número de correos electrónicos que enviemos y por supuesto también en proporción a los registros que realicemos con nuestra cuenta de correo electrónico.
De hecho en función de cómo usemos nuestro correo, la bandeja de entrada del mismo puede contener constantemente mensajes pendientes. Pero son todos los mensajes pendientes importantes para ti, o por el contrario la mayoría de ellos son basura?.
No es de extrañar que en nuestra bandeja de entrada, se alternen cantidades enormes de mensajes leídos con montones de mensajes no leídos; bien porque no has tenido tiempo de leerlos, o bien porque son promociones o spams que no quieres leer.
Es por eso que una de las acciones más necesarias es el mantenimiento de nuestra bandeja de entrada. Esto significa que para gestionar, leer y encontrar correos electrónicos en nuestra cuenta de coreo electrónico será necesarios realizar un ordenado y una limpieza de nuestra bandeja de entrada.
Como con casi todo, lo más importante es prevenir, mejor que curar. Si conseguimos emplear un segundo más de nuestro tiempo en eliminar estos correos innecesarios en vez de dejarlos en la bandeja, a la larga nos ahorrará mucho más tiempo. No obstante esto no es una ciencia exacta, sino que dependiendo del tipo y de la frecuencia de los mensajes que recibimos, unos consejos o trucos pueden ser más eficaces que otros.
Aquí te mostramos varios consejos con los que limpiar tu bandeja de entrada:
- Tu correo electrónico: Probablemente es incontable la cantidad de clientes de correo electrónicos que podemos encontrar hoy en día. Las características de los mismos puede llegar a variar considerablemente, así como su capacidad de almacenamiento. Esta última características, la de capacidad de almacenamiento es algo importante si solemos recibir mensajes con archivos adjunto de gran tamaño, o si usamos nuestro correo electrónico como un disco de almacenamiento en la nube. Pero que sin embargo para un uso cotidiano, no es la característica principal en la que debemos basar nuestra elección de correo electrónico.
Lo principal que debemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestro cliente de correo electrónico es que incorporen funciones como por ejemplo: filtro antispam, opciones de personalización y configuración.
No obstante si nuestro cliente de correo electrónico no nos proporciona todas las configuraciones u opciones que nosotros necesitamos, siempre es posible utilizar un gestor de correo electrónico que mejore considerablemente las prestaciones de vuestro cliente de correo. Uno de los más usados es: Mozilla Thunderbird
- Disminuye el número de mensajes recibidos: Evidentemente, si recibimos muchos mensajes de correo electrónico en nuestra bandeja de entrada, el primer consejo será reducirlos, pero claro reducir el número de correos electrónicos no deseados. Para ello deberemos analizar los tipos de correos que recibimos. Normalmente los mensajes que podemos reducir son aquellos pertenecientes a diversas promociones así como las notificaciones procedente de servicios como por ejemplo las redes sociales.
Para reducir este tipo de correos electrónico, deberás intentar darte de baja de aquellos servicios que no utilices o en el caso de las notificaciones, configurar los diferentes servicios para que dejen de mandar dichas notificaciones mediante correo electrónico. Algunos clientes de correo electrónico, como Gmail, han incorporado una pestaña específica para este tipo de correos, pero aun así la pestaña se te llenará de dichos correos electrónicos por lo que si lo que prefieres es no recibirlos, será mejor que te des de baja de todo aquel servicio o boletín que no utilices o del que no quieras recibir información en tu bandeja de entrada.
- Los asuntos escritos en los correos de manera claros y organizados: Esto hará que los receptores de nuestro correos electrónicos se organicen los correos que le enviamos de mejor manera. Esto sin duda alguna hará que cuando tengamos que realizar la búsqueda de un correo será sin duda alguna mucho más facil de localizar. Debes intentar ser lo más especifico posible o mejor aún da solo un nombre al correo electrónico que lo especifique correctamente.
- Procesa los mensajes recibidos: La mayoría de los servicios actuales de correo electrónico, cuenta con una opción de agrupación mediante carpetas o etiquetado de los correos electrónicos. De esta manera, en un futuro, cuando decidas acceder a un unos correos específicos, no te veras obligado a realizar una búsqueda especifica uno a uno de los correos que estas buscando. Gracias a esta función por ejemplo podrás agrupar los correos recibidos con una temática concreta como por ejemplo "Proyecto de fin de carrera". Aquí podrás almacenar todos los correo con la información sobre tu proyecto y por lo tanto lo tendrás todo en un mismo lugar facilitándote el acceso a la información de dichos correos.
Incluso puedes crear filtros o reglas, vía web o desde clientes de escritorio o móviles, que muevan mensajes recibidos en la bandeja de entrada a esas carpetas, para así procesar de una manera más automatizada los mensajes de distintos temas.
En el caso de que se use el servicio de correo electrónico Gmail, debemos tener presente la función de "Archivar". Esta opción permite eliminar los mensajes de la bandeja de entrada de tu correo una vez que los has leído, pero nos los elimina para siempre, ya que lo que hace es almacenar estos correos en un espacio virtual, por lo que tambien son accesibles si deseamos acceder a ellos. Así consigues vaciar la bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas en las que guardar esos mensajes.