Trucos y consejos para mejorar la seguridad y el respaldo de nuestros archivos.
Hoy en día el uso de los ordenadores está más que extendido, es más los usuarios lo usan para infinidad de cosas. Esto provoca que la cantidad de archivos, datos, información y contenido en general que solemos generar y almacenar en el ordenador es casi incalculable. En muchas ocasiones este contenido es de gran importancia o valor.
Independientemente del uso que demos a nuestro ordenado, ya sea personal o profesional, seguro que el usuario almacena información valiosa que no le gustaría perder por nada del mundo. Pero cierto es que no todos los usuarios de ordenador ponen demasiado interés en esto y por lo tanto se despreocupan de que sus archivos o contenidos importantes estén seguros o no; haciendo valido el famoso refrán que dice: "no sabe lo que se tiene hasta que se pierde."
Pues bien, porque no proteger nuestros archivos para no llevarnos una gran sorpresa cuando sea demasiado tarde. Hoy desde Downloadsource.es os queremos mostrar una serie de consejos con lo que poder mantener a salvo cualquier dato, información, archivos, etc, para que en caso de catástrofe podamos recuperarlos o simplemente no perderlo.
- Antes que nada lo primero que quizás deberemos plantearnos es, cuales de nuestros archivos o datos son los más importantes o irremplazables que no estamos dispuestos a perder por nada del mundo. Cuando nos planteemos esto y empecemos a nombrar datos como: trabajos de fin de carrera, documentos o información bancaria, las fotos de tu viaje al Caribe, etc. Entonces te darás cuenta realmente de cuanta información tienes en tu ordenador y expuesta a que por un solo fallo se esfume y no se pueda recuperar.
Incluso dentro de estos datos que destaquemos, también podremos categorizarlos con prioridades distintas, es decir posiblemente tus datos bancarios sean más importantes que tu trabajo de fin de carrera.
Evidentemente esta búsqueda de archivos importantes e irremplazables puede ser inmensamente superior en aquellos usuarios que llevan utilizando su ordenador durante un largo periodo de tiempo. Es más durante esta búsqueda de archivos importantes puede ocurrir que descubras archivos que habías olvidado que tenias y que pueden considerarse como una reliquia para ti.
En esta búsqueda de archivos y datos importante es muy importante que busquemos adecuadamente, ya que cualquier dato o archivo que no localicemos o marquemos como importante, a la larga si se produce cualquier catástrofe con nuestro ordenador, se perderá sin más y cuando nos acordemos de ellos, simplemente será demasiado tarde.
- Realizar el respaldo/copia de seguridad de tus datos: Una vez que hallas identificado aquellos archivos o información irremplazable para ti, no dudes en comprar un disco externo y copiar todos estos archivos o datos al mismo. Si el disco duro o memoria USB posee la suficiente capacidad como para almacenar todos los datos importantes para ti tal cual, hazlo. Si tu disco carece de la memoria suficiente, quizás debas usar un software especializado en la realización de copias de seguridad, el cual te reportará una copia de seguridad comprimida en formato Zip con un tamaño relativamente menor que la copia de los archivos originales tal cual. Esta simple operación protegerá todo estos datos importantes ante un fallo irreversible en nuestro ordenador, la perdida de nuestro ordenador o incluso el robo del mismo ya que en cualquier momento podremos volcar el contenido del disco externo en otro PC para recuperar los datos que son importantes para ti.
- Otra alternativa puede ser el almacenamiento de nuestro archivos en servicios online, pero cuidado con este tipo de almacenamiento. Muchos usuarios caen el error de pensar, que no necesitan hacer un respaldo por ejemplo de sus fotos o videos porque ya cuentan con uno de manera online. Ante esto deberemos tener un poco de precaución, ya que si almacenamos nuestras fotos y videos por ejemplo en redes sociales como Facebook o Youtube, no quiere decir que estas cuentas no puedan ser bloqueadas en cualquier momento y de un plumazo perderemos toda la información y archivos que hayamos subido a las mismas. Hay que tener muy presente que los usuarios de estos servicios son eso, usuarios y no propietarios, por lo que no eres dueño de nada de lo que subas a estos servicios, solo haces uso del servicio.
Es por eso que deberemos tener presente siempre, subir información o archivos a servicios online que permitan la recuperación de tus datos fácilmente mediante una copia de seguridad de la información subida a ese servicio. Uno de los servicios online que permite la realización de una copia de seguridad de tus datos subidos al mismo es Twitter. De todas formas un consejo para evitar perdida de datos, es proporcionar a estos servicios una cuenta de correo electrónico que suelas usar con asiduidad, ya que si el servicio fuera a cesar su actividad o tu cuenta pudiera ser cancelada, el usuario puede ser informado a esa cuenta de correo y no a otra que no suele usar y por lo tanto no está al tanto de cualquier tipo de problema, modificación en el servicio, compra del servicio por otra compañía que aplicará criterios diferentes, suspensiones del servicio, cancelación de la cuenta, Etc.
No obstante lo mejor es siempre tener una copia almacenada de manera local de toda información o archivo que subas a este tipo de servicios; de esta manera si los servicios online son suprimidos, siempre poseerás una copia que poder rescatar.
Guarde una dirección de correo electrónico actual por los servicios que utiliza en caso de que el servicio se cae. Si te dan ningún aviso, es probable que sea a través de correo electrónico. Re cuerda que si estos datos que tienes almacenados en un servicio online son de gran importancia, no basta con tener una copia en el disco duro de tu ordenador, será conveniente también tener un respaldo de los mismo en un disco duro externo o memoria USB.
- Acostúmbrate a realizar copias de seguridad con relativa frecuencia, de esta manera siempre tendremos un respaldo de nuestro archivos más recientes. Es cierto que en el mercado del software existen una gran infinidad de software y servicios que posibilitan a los usuarios a la realización de copias de seguridad de sus archivos de ordenador. Pero tambien es cierto que cuanto más sofisticadas sean esta herramientas o servicios, más trabajo le supondrá al usuario usarlas y por lo tanto existe el riesgo de que el usuario deje de realizar las copias de seguridad periódicas. Todo tiene sus ventajas e inconvenientes por ejemplo: un método de copia de seguridad muy sencillo, puede alargar mucho el proceso así como la cantidad de espacio de almacenamiento requerido; por otro lado un servicio de copia de seguridad algo más complicado permitirá la realización de copias de seguridad más exhaustivas con menor tamaño pero que por lo general su configuración suele llevar un mayor tiempo y requiere de algo más de conocimiento por parte del usuario.
Los tipos de copias de seguridad podremos agruparlas en diferentes grupos en función de su nivel:
Primer nivel: Este grupo es el más sencillo de todo y que podrá ser usado por cualquier tipo de usuario, ya sea experto o inexperto. Para realizar una copia de seguridad de este nivel lo único que necesitará el usuario será una memoria USB con capacidad suficiente como para almacenar los archivos que queremos respaldar. Lo único que tendremos que hacer será seleccionar los archivos que deseamos respaldar y copiarlos al interior de la memoria USB. Este método a demás de ser una manera de realizar una copia de seguridad, también nos permitirá hacer uso de estos archivos en cualquier otro ordenador de una manera rápida y directa.
Segundo nivel: La copia de seguridad de este nivel es bastante similar a la del primer nivel ya que en lo que se diferencia básicamente es en la mayor capacidad de almacenamiento debido a la utilización de un disco duro externo. Esto nos permitirá el almacenamiento no solo de los archivos o datos irremplazables, sino también respaldar por ejemplo nuestra magnífica colección de música o videos. Por lo general este tipo de archivos son los de mayor tamaño por lo que es posible que una memoria USB no sea suficiente para albergar tal cantidad de información. Además el uso de un disco duro también nos permitirá el un respaldo más frecuente y continuo de nuevos datos o información que se valla generado debido simplemente a si mayor capacidad.
Tercer nivel: En este grupo o nivel se encontrarán algunas soluciones de copias de seguridad algo más automáticas las cuales requieren el uso de un software para que este pueda ayudar al usuario a la realización de la copia de seguridad de la información que desee. Considere la posibilidad de una cierta estrategia de copia de seguridad automática. Este tipo de copias de seguridad por lo general requiere de algún conocimiento más profundo por parte del usuario ya que es este el que deberá configurar correctamente el programa para que cuando este realice el respaldo, lo realice correctamente de los archivos que verdaderamente queremos respaldar y no de otros que son irrelevantes para el usuario. Otro problema que puede plantear este tipo de método es que el software no será capaz de realizar la copia de seguridad si no reconoce el medio de almacenamiento externo que configuramos en el programa para guardar en el nuestro respaldo. Si esto ocurre, el programa detectará un error y la copia de seguridad no se llevará a cabo.
Cuarto nivel: Este cuarto nivel es el más costos ya que sería un método que utilizará la redundancia geográfica. Este método permite la contratación de un servicio de almacenamiento basado en la nube parecido al de un servidor, al cual podremos ir subiendo las actualizaciones de nuestra copia de seguridad. Este método es muy útil para recuperar tus datos en caso de que sean imposible de recuperar desde tu ordenador e incluso tu disco duro donde sueles guardar tus respaldo. En este caso aunque tu casa o tu oficina se destruyera por completo, podrías rescatar tus datos desde la nube independientemente del lugar donde te encuentres. Un ejemplo de este metodo es el servicio ofertado por Microsoft Azure.
- Otro manera de realizar un respaldo de los archivos y los datos de tu ordenador, son los servicios de copias de seguridad basados en la nube. En este grupo también podemos incluir a los servicios de almacenamiento en la nube como por ejemplo Dropbox o onedrive. Estos servicios son muy recurrentes y práctico, sobre todo porque permiten al usuario la realización de copias de seguridad de sus datos desde cualquier lugar del planeta con una simple conexión a internet. Sin embargo no es recomendable depender de ellos al 100%, todo usuario que posea copias de seguridad de sus datos almacenados en la nube debería de tener también una copia almacenada de manera física en algún tipo de medio de almacenamiento externo. No debemos olvidar que al tratarse de un servicio online, no seremos propietarios del servicio sino simples usuarios, por lo que si en algún momento el servicio es suspendido o su cuenta es cancelada, usted perderá toda su información; y si no me cree, pregúntele a muchos de los usuarios del antiguo servicio MegaUpload. Utilice los servicios de copia de seguridad en línea con cuidado. Otro de los aspectos negativos que podemos observar en este tipo de servicios es la seguridad de los mismos. La mayoría de ellos afirman que tus datos estará seguros y que nadie más que tu tendrá acceso a ellos, sin embargo estamos en la era 2.0 donde los ataque y hackers informáticos están a la orden del día, por lo que puede ocurrir que otros usuarios consigue romper la seguridad de estos servicio y tener acceso a esos datos tan importantes y confidenciales para ti. No obstante un truco para aumentar la seguridad de los archivos que almacenamos en la nube en servicios de almacenamiento como DropBox es la utilización de un software que permita el cifrado o protección de archivos mediante contraseña. De esta manera todo archivos que subamos a este tipo de servicios ya estarán protegido de de la mirada indiscreta de terceras personas.
- Realizar el respaldo de los archivos más importantes, no solo significa realizar el respaldo de los datos y archivos de tu ordenador, ya que algunos usuarios pueden que posean datos más importantes en dispositivos como su Smartphone que en su ordenador. Es por eso que todos los métodos mostrados en este articulo, también son aplicables a otros dispositivos. Para realizar la copia de seguridad de los datos almacenados en estos dispositivos se puede utilizar tu ordenador (conectando tu dispositivo al ordenador mediante un cable USB) o bien mediante el uso de aplicaciones que se encargaran de realizar copias del contenido de tu dispositivo para luego almacenarla en un servicio de almacenamiento en la nube o bien transferir esa copia de seguridad al ordenador y de aquí a un medio de almacenamiento externo.
- Una vez realizada la copia de seguridad y almacenada en un dispositivo de almacenamiento externo, no deberemos olvidar comprobar su correcto funcionamiento regularmente ya que estamos almacenando en el archivos y datos tremendamente importantes. Hay que tener en cuenta que su principal función carecerá de sentido alguno si en el momento en el que nuestro ordenador queda inutilizado y necesitamos hacer uso de nuestras copias de seguridad, el dispositivo o medio de almacenamiento está dañado, tiene fallos o simplemente no funciona. Es por eso que debemos comprar su funcionamiento con cierta regularidad y si detectamos en algún momento algún tipo de error, este deberá ser reemplazado automáticamente. Otro aspecto a tener en cuenta es la renovación de estos medios de almacenamiento de nuestros respaldo simplemente por que en muchos casos pueden quedarse obsoletos. Esto ocurre por ejemplo cuando almacenamos copias de seguridad de nuestro ordenador en DVD. Puede ocurrir que nos compremos un nuevo dispositivo el cual ya no posea lector de DVD ya que este medio es cada vez menos usado. Es aquí cuando tendremos el problema a la hora de rescatar nuestras copias de seguridad. En este caso es aconsejable ir clonando estos medios de almacenamiento en otros más modernos y que no puedan suponer un problema al quedar obsoletos en un corto o mediano periodo de tiempo.
Otro de los tipos de archivos y datos que no debemos olvidarnos de respaldar son aquellos archivos importantes para nosotros porque estamos involucrados en ellos pero que en verdad no somos propietarios. Esto puede ocurrir por ejemplo en un archivo de edición conjunta o en la fotos de las redes sociales subidas por otros usuarios en las que estamos etiquetados. Por norma general la realización de copias dependerá en cierto modo de la privacidad que el usuario que las haya subido halla configurado en las mismas. De todas formas, el uso de las copias de seguridad de terceros, solo podrán ser utilizadas para un uso estrictamente personal. Existen varios programas que permitirán la descarga masiva de estas fotos o videos.
- Por último y no por ello menos importante, el usuario debe tener extremo cuidado con el software que utilice para realizar el respaldo de sus archivos. Esto en el caso en el que no decida hacer un respaldo manual. En muchas ocasiones el uso de software dedicados a la creación de copias de seguridad puede llevarnos a la creación de archivos (copias de seguridad) que solo puedan ser leídas por ese programa por lo que la restauración de los archivos solo se podrá realizar única y exclusivamente con el software con el que realizaste la copia de seguridad. esto que puede parecer una simpleza, es algo verdaderamente importante a tener en cuenta, ya que puede darse el caso en el que queramos respaldar nuestra galería de fotos y cuando queramos acceder a dicha copia de seguridad no veamos ningún archivos en formato de imagen. Esto significa que la realización de copias de seguridad con este tipo de programa no tiene sentido a largo plazo debido a la imposibilidad de acceso a las copias de seguridad realizadas con el mismo.
También tendremos que prestar atención a los archivos protegidos ante la realización de copias de seguridad. La mayoría de estos archivos podrán ser música, libros, películas que hallas podido adquirir mediante descarga desde internet. Hay que tener en cuenta que estas industrias intentan proteger sus archivos para que estos no puedan ser compartidos o redistribuido a terceras personas. Es importante identificar estos archivos si queremos evitarnos alguna sorpresa cuando pensamos que hicimos una copia de seguridad de ellos y esta es imposible de abrir.
Algunos trucos y consejos adicionales:
- En el caso de que un usuario posea un sitio Web alojado en un hosting el propietario de la Web debe asegurarse de varias cosas como por ejemplo que el nombre del dominio de su Web es suyo al 100%. Esto es muy importante ya que si el dueño de la Web no es el propietario del dominio, puede ocurrir que si el servicio de hosting decide cerrar o cesar el servicio podrá llevarse consigo el dominio de tu Web dejando inutilizado todo el trabajo desarrollado en tu sitio. Mientras que si eres el dueño del dominio, podrás hospedar tu sitio web en otro servicio de hosting.
- Otro aspecto muy importante para los propietarios de sitios Web es que su servicio de hosting no haga uso de robots.txt o alguna tecnica informatica similar ya que esta tecnica podria impedir el buen archivado de . En particular, asegúrese de que cualquier host que utiliza no está usando robots.txt o una medida técnica parecida tampoco; que podría resultar en que su sitio no esté siendo guardado por los servicios de archivado como por ejemplo Internet Archive.
La utilización de técnicas como robots.txt pueden provocar que si el servicio de hosting suspende su servicio sin que al usuario le haya dado tiempo a realizar una copia de seguridad de todo su contenido toda esta información y contenido que se encontraba en el sitio Web se pierda para siempre al no poseer ningún tipo de copia pública a la que acceder por parte de los usuarios dueños de las webs afectadas.
- Sin duda alguna los usuarios no podrán hacer nada si su ordenador es robado por terceras personas, en este caso no habrá más remedio que hacer uso de nuestra copia de seguridad para restaurar nuestro archivos en un nuevo equipo. Sin embargo esta no es la única y más frecuente razón por la que deberemos realizar una copia de seguridad de nuestros archivos. La principal razón por la que los usuarios se verán obligados a hacer uso de sus copias de seguridad serán por formateados o eliminación de información provocada por software maliciosos como virus o por terceras personas a través de internet. Es por eso que la instalación de un programa antivirus se plantea como un requisito indispensable en cualquier dispositivo que pueda contener archivos valiosos para el usuario.